আমরা অনেকেই অনেক সময় খারাপ পরিস্থিতি অথবা বিশেষ প্রয়োজনে অফিসের কাজ অনলাইনে করে থাকি।এমনকি অফিসের গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিটিং করতে হয় ভিডিও কনফারেন্সের মাধ্যমে।
জুম, গুগল মিট বা মেসেঞ্জারের মাধ্যমে অফিসের নানা বিষয়ে কথা বলার সময় আমাদের মধ্যে অনেকেই বেশ কিছু ভুল করে থাকি।আর ভালোভাবে মিটিং এর কাজটি সম্পন্ন করার জন্য আমাদের এই ভুলগুলো থেকে অবশ্যই সর্তকতা অবলম্বন করতে হবে।
পারিপার্শ্বিক শব্দ হলে
অনেক সময়ই দেখা যায় যে, মিটিং কনফারেন্স শুরু হলে আশেপাশের অনেক শব্দ শোনা যায়। আর আমাদের অফিসের মিটিং সুন্দরভাবে চালিয়ে যাওয়ার ক্ষেত্রে এটি সবচেয়ে বড় প্রতিবন্ধকতা হয়ে দাঁড়ায় অনেক সময়। এছাড়াও আমাদের এই অনাকাঙ্ক্ষিত শব্দ এড়িয়ে চলার জন্য মিউট করে রাখা যেতে পারে।
আমাদেরকে এই বিষয়টি মনে রাখতে হবে যে, অফিস মিটিংয়ে পেশাদারিত্ব উন্মোচিত হওয়ার পাশাপাশি অনেক বড় দায়িত্ব থাকে। এক্ষেত্রে আমরা যদি য়বাইরের শব্দের ব্যাপারে সচেতন না থাকি হলে পেশাগত জীবনে অনেক অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতির মোকাবেলা করতে হয় অনেক সময়।
অনেক সময় তো শব্দের কারণে অন্যরা বিরক্ত হন রীতিমতো। এছাড়াও আমাদের অফিসের উর্ধ্বতন কর্মকর্তাদের কাছে নেতিবাচক ধারণা তৈরি হয় আমাদের প্রতি।
যান্ত্রিক ত্রুটি হলে
ভিডিও কনফারেন্সে বেশিরভাগ সময়ে আমরা যে সমস্যাগুলির মুখোমুখি হই তাহলে আরও যে সমস্যার মুখোমুখি হন তা হলো শব্দ না আসা। অনেক সময় আমাদের কথা বলতে গিয়ে অনেক অনাকাঙ্ক্ষিত ভাবে যান্ত্রিক ত্রুটির কারণে কথা আটকে যায়। ফলে আমাদের কনফারেন্সিং কলে ক্ষেত্রে এটি হরহামেশাই ঘটে থাকে।
অনেকেই এরকম সমস্যা হওয়ার কারণে বিরক্ত হয়ে যান। আর এভাবে শব্দ আটকে যাওয়ার কারণে পেশাদারিত্ব নষ্ট হয়ে যেতে পারে।
এছাড়াও আমাদের সহকর্মীদের মধ্যে খারাপ ধারণার সৃষ্টি হয়। অনেক সময় শব্দ না আসার কারণে গুরুত্বপূর্ণ কথা পৌঁছানো সম্ভব হয় না। আরে কারণে অনেক সময় আমাদের অফিশিয়াল মিটিং ফলপ্রসূ হয়না।
স্পিকার পরীক্ষা না না করার কারণে
স্পিকার বা ভিডিও ইকুইপমেন্ট পরীক্ষা না করে অনলাইন কনফারেন্সে যোগ দিলে অযাচিতভাবে সমস্যার মুখোমুখি হতে হয়। অনেক সময় আমাদের ব্যবহারিত স্পিকারের শব্দের মান ভালো না থাকার কারণে এরকম সমস্যা হতে পারে।
এই কারণে অনলাইনে অফিশিয়াল মিটিং করার আগে অবশ্যই আমাদের স্পিকার পরীক্ষা করে নেয়া উচিত। আর সেই সাথে ভিডিও ইকুইপমেন্টও পরীক্ষা করে নিতে হবে। যাতে করে অপ্রীতিকর পরিস্থিতিতে আমরা না পড়ি।
বিশেষ করে মিটিংয়ের হোস্টকে অবশ্যই স্পিকার বা ভিডিও ইকুইপমেন্ট পরীক্ষা করে নেয়া উচিত। আর আমরা যদি স্পিকার পরীক্ষা না করার কারণে অনেকের কথা আটকে যায় অথবা স্পষ্ট ভাবে শুনতে না পাই। তাহলে এতে করে অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতির মুখে পড়তে হয়।
নিয়ম মেনে চলা
আমাদেরকে নিয়ম মেনে যোগদান করতে হবে। আর এর পাশাপাশি অবশ্যই খেয়াল রাখতে হবে যে আমার কারো কোন ভুলের কারণে অথবা আমার এখানের কোন শব্দ দূষণের কারণে যেন মিটিংটা খারাপ না হয় সেদিকে অবশ্যই বিশেষভাবে লক্ষ্য রাখা উচিত।
কনফারেন্স চলাকালীন আপনি বৈঠকখানা, শয্যাকক্ষ, কফিশপ বা গাড়িতে যেখানেই থাকুন না কেন আমাদেরকে অবশ্যই দাপ্তরিক নিয়মকানুন অবশ্যই মেনে চলা উচিত। আর আমাদের মিটিং চলা কালীন কোনো খাওয়া-দাওয়া করা একদমই উচিত নয়। বিশেষ করে ভিডিও চালু রেখে খাওয়া-দাওয়া করা অসহনীয় এবং কেয়ারলেস এর পরিচয়।
আরো পড়ুন... বাচ্চাদের মোবাইল ফোনের ব্যবহার কমানোর সহজ উপায়
এছাড়া ও আমাদের মিটিংয়ের সময় অন্যদের সঙ্গে গল্প-গুজব করা বা অন্য মনস্ক হয়ে থাকা একেবারেই উচিত নয়। তাহলে আমরা মিটিং এর গুরুত্বপূর্ণ আলোচনা শুনতে পারবো না। আর মিটিং এর সময় কখনই এমন অমনোযোগী হওয়াটা ঠিক নয়।
এছাড়াও আমাদেরকে যথাসময়ে মিটিংয়ে যোগ দেয়ার মাধ্যমে নিয়মানুবর্তিতা অনুযায়ী মিটিং শেষ করা উচিত। আর অফিসের সহকর্মীরা হিসেবে এমন মানুষকেই সবাই পছন্দ করেন।
আমাদের নোট না রাখা
আমাদেরকে মিটিংয়ের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ে নোট করে রাখা উচিত। এছাড়াও আমাদের মিটিংয়ে নোট রাখা পেশাদারী হওয়ার একটি লক্ষণ বটে।
এছাড়াও আমাদের অফিসের মিটিংয়ে যেসব বিষয়ে গুলো আলোচনা করা হয়ে থাকে সেসব বিষয়ে লিখে রাখলে এর দ্বারা আপনিই উপকৃত হতে পারেন, কারণ এতে করে ভুল হওয়ার আশঙ্কা খুবই কম থাকে।
আর আমাদের মিটিং রেকর্ড না করা আরেকটি সমস্যা। তবে মিটিং রেকর্ড করে রাখলে পরে যেকোনো সময় অফিসের বিভিন্ন গুরুত্বপূর্ণ বিষয় প্রয়োজন অনুযায়ী দেখে নেয়া যায়। হলে আমরা এটা থেকে অনেকটাই উপকৃত হই।